Cloud Searchいつもお世話になってます。

Google Workspace(旧 G suite)で、何気なくCloud Searchを普通に使用していますが、 Google Workspace 内の横断的な検索性として、非常に優秀だよなと思ています。万が一まだ使ったことがない人がいるかもしれないので、一応記事にしておきます。

Cloud Searchを使うことで Googleカレンダー やGmail、Googleドライブ(ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム等)をまとめて横断的に検索できます。これにより、あのファイルメールに添付されてたっけ?Driveにあったけ?とかいった場合に Cloud Search で検索することで、探していたファイルをより早く簡単に見つけることができます。

上記の横断的な検索だけでも素晴らしい機能なんですが、

僕がこれを使うもっとも大きな利点は、やはり2021年5月ぐらいから対応の光学式文字認識に対応して検索できる点ですね。これの機能が非常に役立ってます。

職場ではまだまだ、 FAXや郵便 の紙ベースで書類が届くことが多いところもあるかと思います。

この紙ベースで届いたものをPDFにして保存・管理していく中で、Cloud Searchが絶大な効果を発揮します。

FAXや郵便など紙ベースで届いた書類を複合機等でスキャンし、PDFにしたときは、ただの画像として認識されているだけで文字として認識されません。そのため、普通の検索機能であれば本文の文字が検索に引っかかることはないのですが、Google DriveにこのスキャンしたPDFを保存して Cloud Search で検索すると本文の文字も検索にひっかかります(但し、手書きで書いた紙は文字として認識するのは厳しいです。)

Cloud Search 「請求書」と検索すると以下のような結果になります。

例えば、外部から紙ベースで請求書が届いた場合にスキャンしてDriveに保存しておけば、Cloud Searchで本文中の文字も検索してくれるので管理・検索がしやすくなります。

Googleが独自でOCR機能を開発してくれるおかげで、非常に検索が助かってます。

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